Cum poți facilita procesul de semnare de documente cu o semnatura digitala?

Numeroase proceduri interne din companii presupun semnarea unor documente, iar o semnatura digitala facilitează semnificativ acest proces. Eficientizarea operațiunilor de administrare personal are loc și prin implicarea tehnologiei, menită să sprijine activitatea specialiștilor de resurse umane și nu numai.

Nevoia de a minimiza cât mai mult interacțiunile umane, apărută în contextul pandemiei, a făcut ca semnatura digitala să fie implementată în tot mai multe organizații la nivel global. Adoptarea acestei funcționalități a dus la reducerea volumului de muncă pentru activitățile de administrare personal, și a eficientizat comunicarea dintre cei implicați în procesul de semnare a unor documente.

Ce particularități are o semnatura digitala?

Fluxul de lucru din organizații beneficiază de o optimizare accentuată odată cu implementarea unei semnături electronice, care să înlocuiască procedura clasică de semnare în cazul sarcinilor de administrare personal. Pentru a descoperi care sunt beneficiile unei astfel de metode de a autentifica un document, vom prezenta în continuare câteva caracteristici regăsite la o semnatura digitala. Este un tip de semnătură care asigură conformitatea cu legislația în vigoare, prin asigurarea autenticității unui document digital și a identității semnatarului.

O semnatura digitala poate oferi dovada originii, ora și data la care a fost aplicată și identitatea semnatarului. Totodată, se poate observa dacă au existat modificări ulterioare după semnarea unui document de către o persoană. Prin urmarea, securitatea datelor este sporită atunci când este utilizată o sematura digitala. Fiecărui semnatar îi este oferită o identitate digitală unică de la un furnizor de servicii de încredere. Când cineva își aplică semnătura un document, identitatea acestuia este validată, iar semnătura este criptată.

Procesele de administrare personal, simplificate

Disponibilitatea unei semnături digitale în cadrul organizațiilor contribuie în mai multe privințe:

• reduce costurile cu materialele consumabile și cu transportul hârtiilor;
• salvează timp și energie pentru semnarea documentelor de administrare personal;
• semnătura poate fi aplicată rapid de oriunde și oricând, printr-o procedură simplă, chiar și pe un număr mare de documente;
• dispare necesitatea ca oamenii să interacționeze fizic pentru semnarea documentelor.

În acest fel, nu mai este nevoie de perioade lungi de așteptare pentru ca un manager, spre exemplu, să-și elibereze timp pentru a semna un volum mare de documente, care ulterior trebuie trimise către alte persoane. Mai ales când oamenii implicați în procesul de semnare se află la distanțe lungi unii față de ceilalți, este necesar un timp îndelungat de așteptare pentru finalizarea întregii operațiuni. Acest fapt poate duce la întârzieri nedorite, care afectează compania și procesele de administrare personal.

Beneficii majore pentru activitatea administrativă

O semnatura digitala asigură eficiența departamentului de resurse umane dintr-o companie, și îmbunătățeste comunicarea dintre manageri, specialiști HR și angajați. Gestionarea documentelor este simplificată, implicând mai puțin efort și timp. Avantajele acestui tip de semnătură ajută la accelerarea procesului și la creșterea productivității la nivel de organizație. Notificările prin e-mail ajută oamenii să-și amintească să aplice o semnătură pe un anumit document, pentru ca procedura să fie finalizată în timp util.

Transformă procesul de semnare din compania ta

Trecerea la o semnatura digitala pentru operațiunile de administrare personal aduce schimbări semnificative pe termen lung. Eficiența, rapiditatea și modul intuitiv de utilizare al acestei proceduri sunt caracteristici care contribuie din plin la dezvoltarea unei companii. True HR, aplicația de resurse umane dezvoltă de UCMS by AROBS, are inclusă funcționalitatea de semnatura digitala, care reduce la minimum efortul de semnare a unui volum mare de documente. Pentru mai multe detalii despre cum poate fi utilă pentru organizația ta, contactează specialiștii UCMS by AROBS prin mai la sales@ucms.ro sau la telefon 0720 534 424.

Cristi Iordache

călător pe la reviste pe la câteva edituri “…spunea mama: fluturii făceau curte florilor şi-atunci am mişcat prima dată, apoi zi de zi pântecu-i zvâcnea aşa cum ţi se zbate ochiul stâng. când m-am născut căzuse bruma. eu n-am vrut sa ucid fluturii” în rest, căţărare liberă

Distribuie acest articol Oficial Media